小组座谈会会前人员的安排及工作要求

 

每场座谈会在寻找合格被访者的过程中很辛苦，工作也很繁锁。但会前准备工作犹为重要，客户能通过这些前期工作看到一间公司的管理水平、对项目的重视程度及严谨度。所以会前人员的安排一定要恰当，会议前期工作能在秩序中进行。

 

A、会议室、监控室前期准备人员的安排

1）、食品的购买

2）、会议室内、监控室内食品的准备和摆放

3）、录像机、录音机、无线耳机的调试、日光灯是否有损坏，监控室内的窗帘是否有损坏，空调是否能正常运行，两间室内卫生是否干净等。

4）、会议室的物品摆放：椅子、座签条、茶杯、彩笔、白板笔、白扳擦、白纸、姓名台签、食品、面巾纸。同时要求会议室必须保持安静不受干扰，要做到无闲杂人进出，无嘈杂声，并挂上“会议正在进行中，请勿打扰”的示牌，会议室内不得摆放与会议内容无关的东西。

5）、监控室内要有专门人员负责招呼客户及换录音带、录像带等工作。

6）、每场会议之后要马上收拾好会议室及摆放好下一场的食品。

 

B、签到处人员的安排

1、  会议前一晚要把指示牌放置在合适的位置，签到桌也搬到相应的位置上。

2、  为保证我们项目的严谨度，通常是在楼梯口或电梯口设有签到桌，让与会者签到并要求与会者出示有效证件确认其身份。

3、  当确定签到人为我们所邀请的与会者时，会请他到小会议室内稍候，同时应准备好一引起杂志让与会者看。

 

C、与被访者会前沟通人员的安排

由于不确定因素，每场会议所邀请的与会者会对实际会议人数多出2-4位与会者。所以我们要在会议正式开始前挑选素质最好的几位与会者参与我们的研究活动， 这就要有专门的人员在会前与被访者进行沟通了。

需要沟通的内容通常是：

1）、在谈话的过程中对与会者再进行一次有侧重点的甄别

2）、和与会者聊一些家常，看与会者是否健谈（但不能夸夸其谈）。

3）、与会者是否反应灵敏